de kracht van stap voor stap verbeteren

De afgelopen maanden werkte ik met meerdere teams (van twee universiteiten en een woningbouwvereniging) aan het samen definieren van hun succesgebieden, om vervolgens op kwartaalbasis met elkaar te bedenken welke acties gedaan gaan worden om (nog) beter te gaan scoren op deze succesgebieden.
De basis voor deze workshop werd in 2015 gelegd toen ik de vraag kreeg om voor een klant iets te bedenken waarmee we drie doelen konden bereiken:

• een (aanzet voor een) jaarplan, om daarmee aan de eis van de directie te voldoen
• maar dan op zo’n manier dat het jaarplan ook tot actie vanuit het team zou aanzetten (in plaats van een jaarplan in de kast verdwijnt om er een jaar later bij de volgende jaarplannen weer uitgehaald te worden
• door samen aan  het jaarplan te werken als team (in plaats van dat de leidinggevende het jaarplan alleen schrijft) een start te maken met het creëren van een andere mindset bij de teamleden: van reactief naar proactief en verantwoordelijkheid nemen

Met andere woorden: een jaarplan dat eigendom is van het team en dat tot actie (en discussie) leidt.

‘erg verfrissend en verhelderend. Na de training is het jaarplan niet meer een taak van onze manager, maar onze gezamenlijke taak’

succesgebieden als basis voor een jaarplan

Ik bedacht toen het werken met succesgebieden. Waarbij ik onder succesgebieden versta: waaraan willen we afmeten of we succesvol zijn als team? En: waar kijken onze belangrijkste stakeholders naar? Dit samengevat in drie tot vier succesgebieden die meetbaar of op zijn minst merkbaar zijn.
Vervolgens ontwikkelde ik door de jaren heen steeds krachtiger werkvormen om medewerkers samen met hun leidinggevende hierover samen in gesprek te laten gaan. Op een onderzoekende manier. Waarbij het mijn rol is om de onderzoekende dialoog te stimuleren en af en toe als buitenstaander ook mijn denken in te brengen. Mijn talent ‘anders kijken’ dat ik ooit in een talent-workshop ontdekte, komt me daarbij goed van pas.

stap voor stap verbeteren

In de afgelopen jaren heb ik met tientallen teams deze workshop uitgevoerd, in profit- en non-profit organisaties. En met steeds meer plezier omdat ik merkte wat een energie er vrijkwam.
Maar vervolgens ontstond de vraag: hoe zorg je dat je deze energie vasthoudt? Want het definieren van de succesgebieden en van daaruit een jaarplan voor komend jaar opstellen is een eerste stap, maar hoe zorg je nou dat iedereen in zijn dagelijkse werk op zo’n manier gaat handelen dat het team steeds beter wordt in het realiseren van haar doelen?
Eigenlijk is daarvoor maar één manier. Uit allerlei onderzoek is namelijk bekend dat 80 tot 95 procent van ons gedrag ‘op de automatische piloot gaat, dus zonder er over na te denken. Daarom moet je er voor zorgen dat de gedefinieerde succesgebieden een team-mindset gaan vormen. En dat gaat alleen stap voor stap. Door onderzoekend (en vooral niet oordelend) met elkaar in gesprek te blijven over de team-succesgebieden en de acties die zorgen voor een hogere score op deze succesgebieden.

succes-monitor sessies per kwartaal

Zo zijn vanaf 2017 de succes-monitor-sessies ontstaan. Meestal begeleid ik de eerste (paar) kwartaalbijeenkomst(en) als follow-up op de startworkshop. Maar na een paar keer kan een team dat samen met  hun leidinggevende heel goed alleen.
Ik ben elke keer weer aangenaam verrast door de energie en betrokkenheid die vrijkomt bij zo’n sessie. Binnen het team leven altijd meer dan genoeg ideeën om tot verbetering van de succesgebieden te komen. En door de acties ‘klein en overzichtelijk’ te houden, zijn ze ook uitvoerbaar en ontstaat stap voor stap verbetering en betrokkenheid/eigenaarschap bij het team.

Ben je nieuwsgierig of dit ook iets voor jouw team kan zijn?  Neem dan vooral contact met me op. Ik beleef elke weer veel plezier aan het voorbereiden en uitvoeren van zo’n workshop. En vaak levert zo’n workshop van een (ruim) dagdeel meer op dan een uitgebreid team-coachingstraject. En tot slot: de kosten vallen je waarschijnlijk reuze mee.

‘we bereikten in korte tijd, via heldere stappen, een gezamenlijk resultaat’