de juiste setting voor een jaargesprek

Bijna alle leidinggevenden voeren jaargesprekken met hun medewerkers: beoordelingsgesprekken, planningsgesprekken, functioneringsgesprekken, voortgangsgesprekken, of hoe die gesprekken in jouw organisatie ook genoemd worden.

Het is mijn missie om meer plezier en passie op de werkvloer te brengen. Vanuit mijn overtuiging dat vanuit passie en plezier de beste resultaten tot stand komen. Veel organisaties gaan met mij in zee omdat mijn aanpak hen aanspreekt en omdat ze op zoek zijn naar een trainer die samen met zijn deelnemers onderzoekt hoe de jaargesprekken meer op kunnen brengen voor leidinggevenden, medewerkers, teams en organisaties. Ik word niet blij of warm van een ‘percentage gevoerde jaargesprekken’.  Wel word ik blij als ik hoor dat een leidingevende en zijn team trots zijn op het resultaat dat ze met elkaar hebben neergezet. Of als een medewerker mij mailt:

ik heb nu eindelijk een goed en zinvol gesprek met mijn leidingevende gehad over een onderwerp dat we al vaker hadden besproken, maar nog nooit eerder met een bevredigend resultaat

Ik ben dan ook continu op zoek naar wat echt helpt om de jaargesprekken een bijdrage te laten leveren aan betere teamresultaten. Betere teamresultaten waar medewerkers vanuit betrokkenheid, eigenaarschap en hun talent een bijdrage aan leveren.

Vorige week stond er een artikel in de Volkskrant met als titel ‘schaf het beoordelingsgesprek af’. Met daarin de zin: ‘beoordelingsgesprekken vormen een jaarlijks terugkerend ritueel waaraan de gemiddelde manager zo’n 210 uur per jaar besteedt en dat bedrijven met tienduizend medewerkers zo’n 35 miljoen dollar per jaar kost’. Dan denk ik: niet afschaffen, maar geef de jaarcyclus een andere invulling. Zodat de aandacht niet gaat naar wat het kost (aan tijd en aan geld), maar naar wat het leidinggevenden en medewerkers oplevert.

In de komende weken publiceer ik meerdere blogs met mijn ideeën over wat er anders kan. Ik ben ook heel benieuwd naar jouw ideeën. Dus reageer, dat kan via de grijze balk met ‘reageer’ onder dit artikel.

Deze blog gaat over de juiste setting creeën. Zowel voor, tijdens, als na het jaargesprek.


voor het gesprek: zorg dat jij en de medewerker voorbereid naar het gesprek komen

  1. ga vooraf samen met je team aan de slag met actiegerichte teamdoelstellingen: zie mijn eerdere blog
  2. vraag al je medewerkers om vooraf na te denken wat zij komend jaar willen en kunnen bijdragen aan deze teamdoestellingen
  3. nodig al je medewerkers uit om vooraf na te denken over hun eigen agendapunt voor het jaargesprek: wat is voor hun belangrijk om te bespreken en wanneer gaan zij tevreden het jaargesprek weer uit?
  4. neem na het invullen van de – vaak verplichte – formuleren nog vijf tot tien minuten extra per medewerker om over de volgende vier vragen na te denken: (a) wat zie je als het grootste talent van deze medewerker?, (b) hoe zou het team nog meer van dit talent kunnen profiteren?, (c) wat zie je als zijn belangrijkste ontwikkelpunt en (d) wat was afgelopen jaar zijn belangrijkste bijdrage aan het teamresultaat?
  5. denk na waar je het gesprek zo goed mogelijk kunt voeren (het hoeft niet persé op je werkkamer – ik ken leidinggevenden die hun medewerkers thuis uitnodigen, gaan wandelen of een inspirerende ruimte boeken)


bij de start van het gesprek:

  1. maak contact en creeër verbinding tussen jou en de medewerker
  2. check of het doel en de procedure van het gesprek helder zijn en leg zo nodig uit
  3. vertel wanneer jij na afloop tevreden op het gesprek terugkijkt (of doe eerst 4)
  4. vraag de medewerker of er een onderwerp is dat hij graag in wil brengen en wanneer hij tevreden het gesprek weer verlaat. Wat wil hij dan bereikt hebben, wat moet er dan gebeurd zijn? (of doe eerst 3)
  5. bonus tip: mocht je erachter komen dat de medewerker zich niet heeft voorbereid op het gesprek, maak dan geen verwijten, maar breek het gesprek af en maak een nieuwe afspraak (en leg uit waarom je het belangrijk vindt dat ook de medewerker zich voorbereid heeft)


tijdens het gesprek:

  1. voer je een combinatiegesprek (bijvoorbeeld een beoordelings- en een planningsgesprek in één afspraak): markeer dan de overgang tussen  gesprek 1 en 2. Benoem dat er een ander soort gesprek aankomt, met mogelijk voor jullie beiden andere rollen. Ga even staan, beweeg, haal een kop koffie, wissel van stoel…. En check of de energie bij beiden goed is om door te gaan met het tweede gesprek.  Zo niet (bijvoorbeeld bij een tegenvallende beoordeling): maak een nieuwe afspraak
  2. kies bewust voor de spreek- of de luisterrol en maak deze af. Heb je gekozen voor de spreekrol, zorg dan dat je je begrepen voelt. Heb je gekozen voor de luisterrol, stop dan pas nadat je gecheckt hebt of de medewerker zich door jou begrepen voelt


bij de afronding en na het gesprek:

  1. spreek af wie welk deel van het verslag schrijft. Ik ben er een groot voorstander van dat de medewerker de gemaakte afspraken voor volgend jaar op papier zet. Die gaan immers over zijn komende jaar. Mocht je je vervolgens niet herkennen in de formuleringen, maak dan een nieuwe afspraak om daarover te spreken. Kennelijk hebben jullie elkaar niet goed begrepen.
  2. maak een afspraak over de monitoring van de voortgang  gedurende het jaar

Wat doe jij om de juiste setting voor het jaargesprek te creeëren? Reageer hieronder.

 

Geef een reactie

negen + 8 =